Во главе угла - работа с дополнительными услугами

Cветлана Шабловская, специалист компании ООО «ККС-Центр»

- Задача любой гостиницы, отеля, пансионата или санатория – обеспечить максимальную загрузку и высокий уровень обслуживания своих гостей. Для эффективного планирования занятости номерного фонда, система автоматизации должна охватывать деятельность всех гостиничных служб: отделов маркетинга и продаж, служб размещения, ремонтной и диспетчерской и службы горничных. Объединение работы всех служб отеля в Корпоративной Информационной Системе «Intellect Style» позволяет наиболее эффективно использовать номерной фонд и дополнительные ресурсы отеля, что значительно повышает уровень обслуживания клиентов.

Система обязана уметь работать со всем спектром предоставляемых гостиничных услуг:
- иметь возможность работы с различными вариантами интерфейсов, как для малых и средних отелей, так и для больших гостинично-санаторных комплексов;
- организовывать питание по различным технологиям: бары, столовые, рестораны, шведский стол, служебное питание и др.;
- иметь возможность интеграции с внешними электронными системами: замки, интерактивное телевидение, прокатка международных кредитных карт, телефонные станции, также иметь собственный тарификатор телефонных переговоров и Интернет.

По итогам продаж последнего летнего сезона основным требованием к системе автоматизации было наличие модуля для работы с дополнительными услугами - “Система учета и распределения ресурсов”. Этот модуль особенно востребован курортными отелями, пансионатами, санаториями, SPA–отелями. Комплекс задач ориентирован на автоматизацию работы по предоставлению (продаже) всевозможных услуг для клиента: планирование проведения различных мероприятий с использованием помещений, например, таких как конференц-залы, банкетные залы. Предусмотрен учет проката инвентаря, а для объектов санаторного типа – проведение процедур для отдыхающих и загрузка медицинских кабинетов, саун, бассейнов. Каждый ресурс в системе имеет свои характеристики: период работы, продолжительность, время начала предлагаемых к реализации сеансов, вместимость данного ресурса и другие.
На основе этих характеристик, внесенных в соответствующие справочники, у людей, занимающихся распределением и продажей услуг гостиницы, появляется возможность в любой момент времени видеть загрузку имеющихся ресурсов и заполнять их новыми заявками, строить графики перспективной загрузки каждого ресурса и получать необходимые отчеты по их использованию.

При этом формируется единая стоимость обслуживания с возможностью предоставления организации или гостю единого счета за все оказанные услуги в отеле. Если услуга не входит в план обслуживания гостя, то она может быть приобретена заинтересованным лицом за наличный расчет. Для этого комплекс задач работы с ресурсами сопряжен с кассовым модулем. Оплата может быть внесена как наличными, так и по кредитной карте, а также записана в баланс гостя для последующих расчетов с гостем. Данный комплекс задач весьма востребован в санаториях, пансионатах, SPA-отелях.

Информационная Система «Intellect Style» позволяет проанализировать количество доступных для продажи номеров на любой будущий период времени. Для этого в системе создана единая служба бронирования сетей отелей – Central Reservation System (CRS). Эта служба получает информацию о ранее зарезервированных или забронированных номерах, включая заявки на размещение, приходящие через Интернет или с сайта отеля. В результате работа с клиентом при планировании размещения и обслуживания занимает минимум времени. При введенной заранее информации о будущем размещении групп туристов и частных лиц, по приезду гостей, система позволяет в считанные секунды выполнить их размещение и расчет.

На основании введенных данных формируются сводки на будущие периоды, а при анализе статистических данных за прошлый период времени, система автоматизации позволяет определять наиболее выгодные условия продажи номеров по договорам на будущие периоды.

Также среди новинок отметим интеграцию «Intellect Style» с системой онлайн – бронирования TRAVELLINE, которая позволяет принимать заявки через Интернет и расширяет возможности по организации взаимодействия между гостиницами и клиентами.

Кроме перечисленного, современная система управления отелями – «Intellect Style» обеспечивает массу дополнительных сервисов. Всё это делает систему универсальной и повышает класс объекта, на котором происходит внедрение системы.