Уборка под контролем

Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц» ГК «ККС»

«Каждый хотел бы, чтобы в отеле его обслуживали как дома,
а дома — как в отеле»

Ведь гость, который остался доволен обслуживанием, как правило, не только сам приезжает повторно, но и рекомендует этот отель своим друзьям и знакомым. В гостиницах, где установлена корпоративная информационная система Intellect Style, задачи обслуживания гостей, а также задачи, связанные с уборкой номеров и их ремонтом, решаются в полной мере. В системе полностью автоматизирована работа горничных. Для этого предварительно заполняются такие справочники, как:
— Типы уборок, где описываются все виды уборок, которые будут проводиться в номерах, а также указываются трудозатраты на уборку номера каждого класса в соответствии с видом уборки и периодичность смены белья;
— Участки уборок, где определяются те зоны уборок, к которым в дальнейшем будут приписаны горничные и по которым будет проводиться распределение работ;
— Справочник, который содержит список горничных и приписывает каждой из них определенный участок уборки, а при необходимости — распределяет работу по бригадам.
— График работы горничных, где указывается тип смены (дневная/ночная), количество рабочих часов, максимальная трудоемкость, начало и конец рабочего дня;
— Нормы белья, куда вносится информация о комплектации бельем номеров и помещений;
— Типы смен, где указывается краткое и полное наименование смены, количество часов и максимальная трудоемкость, а также время начала и окончания смены;
— Бригады, куда вносится список бригад;
— Служебные помещения, где указываются те классы помещений и служебные помещения, которые также будут включаться в распределение уборок горничных.

Уборки в системе Intellect Style распределяются автоматически, и напротив каждого номера появляются фамилии горничных в соответствии с участками уборок, бригадами и трудоемкостью. При необходимости можно вручную распределять уборки. Подразумевается возможность изменить количество мест в номере, тип уборки, количество комплектов для смены белья, а также фамилию горничной, которая этот номер будет убирать. Для каждой горничной печатаются наряды на уборку, а также создается сводный отчет по распределению уборок. При распределении уборок по номерам имеется удобный сервис, позволяющий посмотреть информацию о проживающих в номерах гостях. Создаются отчеты по необходимому белью и трудоемкости работ.

После того как уборка закончена, имеется несколько алгоритмов, позволяющих сделать отметку об окончании уборки:

Первый вариант используется в крупных отельных комплексах, где предусмотрена позиция дежурного по этажу, которому горничная сообщает об окончании уборки. Время окончания уборки проставляется в системе, после чего номер автоматически меняет свой статус с «грязного» на «чистый». Если в гостинице имеется телефонная станция, поддерживающая гостиничные команды, то изменить статус номера горничная может самостоятельно путем набора определенной последовательности цифр на телефонном аппарате. На сегодняшний день в высококлассных отелях становится все более востребованным такой сервис, как работа горничных через ipad. Кроме того, Intellect Style уже разработано такое приложение, которое позволяет не только отмечать выполнение уборок, но и делать заказ на пополнение мини-бара в номере.

В системе Intellect Style предусмотрен механизм отслеживания изменений в состоянии номерного фонда. Если были какие-либо изменения, связанные с назначением уборок, то происходит добавление дополнительной уборки после назначения уборок горничным. Имеется возможность посмотреть список таких уборок, а также распечатать для них наряд-задание «Добавленные уборки».
Также предусмотрены возможности добавить уборку (она используется, если за смену необходимо выполнить две уборки и более в одном номере), редактировать существующую уборку (при необходимости используется после автоматического распределения уборок) и удалить выбранную уборку.

Для учета постельного белья, полотенец, халатов, а также моющих средств система «Горничные» связана с подсистемой «Бельевой склад». «Отчет по белью и моющим средствам» позволяет просмотреть и распечатать информацию о количестве комплектов белья по участкам уборок, которое назначается в соответствии с описанными нормативами. Отчеты по бельевому складу дают реальную картину оборота белья и моющих средств и позволяют сформировать документы на выдачу белья в номера.

Уровень обслуживания в гостинице определяется не по тем случаям, когда в номерах что-то выходит из строя (это происходит и в высококлассных отелях), а по скорости решения технических проблем, возникших в номере. Для этих целей в Intellect Style имеется система диспетчерской службы. Она позволяет оформлять заявки на ремонт, определять исполнителя, отслеживать скорость исполнения заказа и создавать отчеты по обслуженным номерам и заявкам, на основании которых можно принимать соответствующие управленческие решения по персоналу.

Задача, которую решает Intellect Style, состоит в том, чтобы не только облегчить труд линейного персонала гостиницы, но и дать управленцам универсальный инструмент, позволяющий оперативно отслеживать текущую ситуацию во всех подразделениях отеля и принимать на основе полученной информации правильные управленческие решения. В конечном итоге они имеют целью повышение качества обслуживания клиентов и, как результат, — максимизацию прибыли.

«Когда уже невозможно работать напряженнее, начни работать умнее».