Основные критерии выбора системы автоматизации для отеля

Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц» ГК «Компьютерно-кассовые Системы»

Система автоматизации для гостиницы с развитой ресторанной службой должна иметь в своем составе полную интеграцию служб «Портье» и «Ресторан». Во-первых, программа питания по каждому гостю поступает на производство уже при его заезде, благодаря чему формируется плановое количество питающихся на следующий день. В дальнейшем при посещении гостями ресторана учитывается фактическое количество посетивших завтрак, обед или ужин. Таким образом, в отчетах системы автоматизации видна разница между плановым и фактическим количеством питающихся, которая учитывается в будущем и дает значительную экономию неизрасходованных продуктов питания и как следствие - увеличение прибыли службы питания.

Во-вторых, система автоматизации должна анализировать остатки в баре, буфете, на складе и производстве в режиме онлайн, без остановки текущего процесса продаж и отгрузки готовых блюд. Предоставление результата такого анализа управляющему персоналу помогает выявить рабочие места, на которых происходит злоупотребление и принять правильные управленческие решения.

В-третьих, система должна предусматривать возможность безналичных расчетов на основе магнитной карточки (замковой или внутренней). Все данные о расходах гостя фиксируются в системе, сохраняясь в фолио гостя. Администратор может уточнить информацию, используя мобильное приложение на любом гаджете, имеющем выход в интернет, при необходимости – распечатать счет.

В-четвертых, хотелось бы отметить такую возможность PMS как планирование и калькуляция банкетов, праздников, фуршетов и других мероприятий, что позволяет, не только максимально полно использовать ресурсы отеля (банкетные залы, конференц-залы, кафе), но и заранее планировать и учитывать объем необходимых продуктов. И, наконец, в-пятых, установка в отеле комплексной системы автоматизации позволяет значительно упростить и систему служебного питания в гостинице. Учет питания удобно осуществлять по карточкам, на которых может быть определен ежедневный лимит. В конце месяца израсходованные денежные средства списываются с заработной платы каждого сотрудника, что также значительно упрощает учет денежных средств, расход и списание продуктов.

Система автоматизации должна иметь аналитический модуль, позволяющая оценить эффективность оказываемых услуг. Программа автоматизации позволяет увидеть, какие услуги гостиницы пользуются большим спросом, какие — меньшим. На основании этого можно принимать те или иные решения для оптимизации бизнеса.

Для оценки результата деятельности гостиницы необходимо иметь возможность сравнивать финансовые показатели за текущий и предшествующий периоды. Сравниваемые значения, при этом, должны быть унифицированы, что позволит их адекватно сопоставлять.

Стандартом для предприятий гостиничной индустрии является система USALI (The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), предназначенная для построения финансового планирования и отчетности предприятий гостиничной индустрии.

Отчеты, формируемые в системе, дают управляющему персоналу возможность получать информацию о себестоимости единицы услуг, точке безубыточности, прибыли и другим показателям, по различным подразделениям одной гостиницы. Кроме того, есть возможность сравнивать аналогичные показатели всех отелей одной сети, получать консолидированную отчетность по финансовому состоянию отелей.

Оперативные отчеты по коммерческой и экономической деятельности различных служб помогают менеджменту оценить состояние дел по каждому подразделению отеля, проанализировать доходы, полученные от работы с различными сегментами рынка, контрагентами, тарифами, получить полную информацию о количестве человек проживающих в отеле, загрузке гостиницы, средней стоимости места и номера, выручке номерного фонда на один номер, среднем количестве гостей в номере, выручке номерного фонда на гостя в день (месяц/год), а также сравнить данные показатели с запланированными величинами и показателями прошлого года за тот же период.

www.ccrs.ru