Основные критерии выбора оптимальной системы автоматизации для отеля
Статья опубликована в журнале за 11.2014
Рубрика: Автоматизация гостиниц. IT.
Сегодня, выбор системы автоматизации отеля намного сложнее, чем 10 -15 лет назад, и это обусловлено тем, что увеличилось количество компаний – производителей софта для отелей и соответственно, количество предложений услуг по автоматизации бизнес- процессов отеля, повысились требования гостиниц к разнообразию функционала и к качеству обслуживания таких систем.
Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц» ГК «Компьютерно-кассовые системы»
Выбор и требования к системе автоматизации могут сильно отличаться, и зависит это от сегмента рынка, от размера отеля, звездности, количества предоставляемых дополнительных услуг, стоимости самой системы. В современных условиях, к системе автоматизации предъявляются уже не только стандартные требования, позволяющие упростить сам процесс каждодневной работы линейного персонала гостиницы: бронирование, поселение, выселение, расчет, но и требования как к инструменту, который позволит контролировать все бизнес процессы отеля, выявлять узкие места, получать исчерпывающую, он-лайн информацию о состоянии дел на любых точках предоставления услуг, на основании которой принимать, в дальнейшем, правильные управленческие решения. Развиваются и успешно ведут свой бизнес те, кто сумел оптимизировать работу всех процессов связанных с работой гостиничного комплекса.Выбор программного обеспечения для гостиничного комплекса основывается, прежде всего, на функциональных возможностях системы, простоте использования и легкости настроек, высоком уровне и качестве технической поддержки от разработчика и, конечно, широких возможностях для модернизации при развитии бизнеса.
Примером такого успешного решения, как для мини отелей, так и для крупных гостиничных комплексов, может послужить PMS «Intellect Style» от группы компаний «Компьютерно-кассовые Системы».
Рассмотрим некоторые функциональные возможности системы, без которых не может сегодня существовать и развиваться любой отель, не зависимо от его размеров и целевого назначения.
- Для увеличения загрузки гостиницы и получения гарантированной оплаты, PMS отеля должна быть интегрирована с собственным сайтом гостиницы, с Альтернативными и Глобальными системами бронирования, для возможности он-лайн бронирования, с платежными системами Интернет и с платежными терминалами.
- Возможность быстрой и оперативной работы с номерным фондом в «шахматке» Учет всех возможных состояний номера: зарезервирован, забронирован, свободен, занят, чистый, грязный, уборка, ремонт, освобождение, оплачен, частично оплачен, не оплачен с привязкой к конкретному клиенту и т.п,
- Персонифицированный подход к клиенту: история проживания, преференции и контакты (для рассылки), сведения о количестве посещений, потраченных суммах для возможности предоставлять скидки, объявлять акции, проводить маркетинговые мероприятия и т.п.
Для гостиниц с развитой инфраструктурой, где кроме Bed and Breakfast предоставляется широкий спектр дополнительных услуг, жизненно важным становится построение удобной системы оплаты, которая позволяет значительно увеличить прибыль отеля:
- Поддержка технологии безналичных расчетов на территории Гостиничного комплекса. В качестве инструмента оплаты может служить карточка электронного замка или внутренняя карточка: с помощью неё стоимость услуг, которыми воспользовался гость, зачисляется на его персональный счет. Гостю в данном случае не надо постоянно носить с собой деньги, и персонал не будет иметь контакта с наличностью клиента, что исключит случаи воровства и различных недоразумений при оплате. Кроме того для больших гостиниц становиться актуальным такой функционал PMS, как возможность пополнения персонального счета гостя с помощью платежных терминалов, без обращения к администратору службы Портье.
Возможность автоматизации записи на дополнительные услуги отеля и контроля за исполнением данных назначений - Система учета и распределения ресурсов отеля позволит не только избежать очередей и накладок при назначении процедур, но и выявить правонарушения и злоупотребления при не целевом использовании данных ресурсов.
В следующем номере мы рассмотрим, какими аналитическими возможности должна обладать выбираемая PMS, а так же критерии выбора системы при наличии ресторана в гостинице.