Не хочешь зависеть от сезонности - расширяй спектр услуг

Кира Иванькович, директор направления «Автоматизация гостиниц Группы компаний «ККС»

Любой современный отель старается расширить спектр услуг, предоставляемых гостям, чтобы завоевать различные сегменты рынка и, как прямое следствие, получить максимальную прибыль от своего бизнеса. Предоставлять ограниченный набор услуг в формате «Bed&Breakfast» сегодня становится не очень выгодно, поэтому в последнее время и появляется все больше так называемых бизнес-отелей, которые предоставляют своим гостям все необходимые возможности для проведения деловых встреч, конференций, семинаров и тренингов. Такой вид деятельности делает отель практически независимым от сезонности, и спрос на его услуги в сегменте MICE при правильной маркетинговой политике может быть высоким в течение всего года. Деловые мероприятия, как правило, сопровождаются кофе–брейками, ужинами, фуршетами и банкетами. И задача персонала отеля - безупречно провести и организовать деловое событие. В этом непростом деле им призвана помочь система автоматизации. Примером такой PMS (Property Management System) является Корпоративная Информационная Система «Intellect Style», разработанная группой компаний «ККС».

Прежде всего, под предстоящее событие в системе заранее бронируется номерной фонд. Бронирование может происходить как с сайта самого отеля, так и через систему бронирования Travelline или Wubook, при этом вся информация автоматически попадает в систему Intellect Style. Оплата может быть произведена любым удобным для клиента способом: безналичный расчет через банк, оплата через Internet, наличный расчет непосредственно в отеле, оплата международными кредитными картами, через любые платежные терминалы по всей стране.

Под данное мероприятие можно заранее забронировать необходимые ресурсы: конференц-залы, банкетные залы и кафе. Автоматизация банкетов и фуршетов также полностью реализована в системе «Intellect Style» и позволяет: заключать договоры, вносить предоплату и учитывать ее впоследствии при окончательном расчете, вести различные типы меню, статистику по стоимости на одного человека, список дополнительных услуг к меню мероприятия - рассадка в зале и другие, иметь возможность создавать план-меню, меню-раскладку, печатать список продукции под данное меню, распределять залы в виде «шахматки» для более быстрого поиска свободных помещений, формировать полную отчетность по проведенным мероприятиям, а также отчет план-факт, отчет по плану мероприятий, вести склад и документооборот.

Кроме того, система позволяет учитывать дополнительные услуги, заказанные под конкретное мероприятие: дополнительное оборудование для залов (мультимедийный проектор, экраны, микрофоны и телевизоры, музыкальный центр и видеомагнитофон, доску, лекционный блок и флипчарт, Wi-Fi и т. д.), работу привлеченного персонала и другое.
Необходимо отметить, что в рамках любого проводимого мероприятия гость или группа гостей могут заранее запланировать дату и конкретное время, предоставления им той или иной конкретной дополнительной услуги, которые предлагает отель, например: сауна, спа-комплекс, массаж, бассейн и многие другие. Быстрое оформление и бронирование услуг на все время пребывания гостя в отеле, а также предоставление гостю расписания/графика забронированных услуг делает его пребывание в отеле максимально комфортным и удобным. Любые предоставляемые гостям услуги, требующие расходных материалов, калькулируются, и материалы списываются со склада в соответствии с калькуляционной картой, а управляющий персонал гостиницы получает всю необходимую информацию для контроля за правильностью и своевременностью предоставления услуг гостю. При предоставлении гостям дополнительных услуг используется дисконтно–бонусная система, а также система безналичных расчетов на территории отеля, построенная на основе замковых карт, либо любых других магнитных и/или бесконтактных карт.
При работе с корпоративными клиентами в системе предусмотрены специальные ценовые условия и скидки, которые могут предоставляться в зависимости от количества человек участвующих в данном событии либо от объема/стоимости предоставляемых услуг.

www.ccrs.ru