Электронный документооборот – требование времени

Екатерина Райлян, генеральный директор Группы компаний «Федеральный Гостиничный Сервис»

На российском рынке этот программный продукт представляет группа компаний «Федеральный Гостиничный Сервис», с Генеральным директором которой мы решили побеседовать о возможностях электронного способа передачи данных.

- Екатерина, в чем кроется секрет успеха программного обеспечения для регистрации гостей в отелях? Почему именно этот способ взаимодействия с органами УФМС выбирают большинство профессионалов гостиничной сферы?

- Дело в том, что существуют четкие законодательные требования, определяющие необходимость постановки на миграционный учет иностранных граждан, въезжающих в отель, в течение 24-х часов с момента заселения, а также снятия их с учета в установленные правовыми актами сроки.

Кроме того, поправками к Федеральному закону № 5242-1 от 28.12.2013 г. подобные требования распространяются и на российских граждан, устанавливая обязанность для администрации средств размещения регистрировать и снимать с регистрационного учета по месту пребывания граждан РФ. Передача сведений в УФМС о гражданах России также должна происходить в течение суток. В эпоху бумажных носителей информации процесс передачи данных в УФМС был довольно затруднительным и, что немаловажно, достаточно дорогостоящим: после заполнения всех необходимых бланков их нужно было передать в территориальный орган УФМС либо с курьером, либо по Почте России. Естественно, что и работа курьера, и отправление документов по почте оплачиваются в соответствии с принятыми тарифами. Немаловажную роль играет и вопрос времени: оформление уведомлений на бумаге занимает значительную часть рабочего дня сотрудников отелей. Многие представители гостиничного бизнеса стали сознательно выбирать новую возможность регистрации иностранных и российских граждан посредством специального программного обеспечения, позволяющего передавать данные в электронном виде онлайн. Обладая двухлетним опытом работы в этой сфере, я могу смело утверждать, что использование средств электросвязи для передачи данных значительно экономит ресурсы отельеров.

- Какими именно преимуществами обладают электронные системы, призванные помочь средствам размещения в передаче данных?

- Применительно к программному продукту «ЭЛПОСТ», который мы предлагаем в этом сегменте, могу подчеркнуть следующие особенности: все сведения передаются по защищенным каналам связи, что исключает риск утечки персональных данных, в обязательном порядке подразумевается использование усиленной электронной подписи в соответствии с требованиями законодательства. Опыт применения программы в крупнейших отелях Санкт-Петербурга, Москвы и Краснодарского края показывает, что «ЭЛПОСТ» обладает интуитивно понятным интерфейсом, с которым справится пользователь любого уровня. Обращение сотрудников гостиниц в ежедневном рабочем процессе к программе для отправки сведений в органы УФМС способствует увеличению скорости обработки и передачи данных, исключает ошибки, часто возникающие при заполнении документов «вручную». Передача данных осуществляется по согласованному с УФМС России алгоритму электронного обмена с программным обеспечением «Территория», единым для всех территориальных подразделений УФМС на территории РФ.

- Наверное, подразумевается соответствующая оплата описываемых Вами услуг?

- Действительно, услуги компании «Федеральный Гостиничный Сервис» предоставляются на возмездной основе. Стоимость установочного пакета «ЭЛПОСТ» составляет 12 300 рублей, стартовый пакет включает в себя все обязательные средства защиты каналов связи, усиленную электронную подпись, обучение персонала гостиницы, техническую и консультационную поддержку в течение одного года. Согласитесь, адекватная сумма для гостиницы любого уровня. Предусмотрена оплата передачи данных об одном иностранном гражданине в размере 100 рублей, о гражданине РФ — в размере 22-х рублей. Следует заметить, что услуги курьеров и отправка уведомлений на бумажных носителях почтовыми отправлениями обходятся отельерам значительно дороже. Несмотря на нестабильную экономическую обстановку, «Федеральный Гостиничный Сервис» не планирует повышение тарифов на услуги.

- В конце года обычно принято подводить итоги. Расскажите о результатах 2014 года и о планах на 2015 год.

- Для компании «Федеральный Гостиничный Сервис» уходящий год был отмечен важными событиями, которые закладывают основу для дальнейшего развития: мы запустили два региональных проекта, расширили не только функционал программы «ЭЛПОСТ», но и спектр предоставляемых услуг за счет внедрения новых уникальных сервисов. В частности, у гостиниц, которые используют в своей работе нашу программу, появилась возможность регистрации граждан РФ. В нашем продукте, несомненно, есть потребность, поэтому мы планируем дальнейшее региональное развитие.

ООО «Федеральный гостиничный сервис»
Тел. +7 495-995-48-00
8-800-250-48-00