Автоматизация службы портье

Светлана Шабловская, специалист ГК ККС

– Основная задача автоматизации службы портье в гостинице – минимизация временных затрат при работе с гостем. Информационная система «Intellect Style» позволяет проанализировать количество доступных для продажи номеров на любой период времени. Информация предоставляется с учетом данных о зарезервированных или забронированных номерах, включая заявки на размещение, а также о номерах, которые в настоящее время находятся на ремонте. В результате время размещения гостей в отеле сводится к минимуму.

При условии предварительного введения информации о будущем размещении частных лиц и групп туристов, система позволяет в считанные секунды выполнить размещение по приезду гостей. Работа службы портье упрощается до нажатия кнопки «Поселение». Если какая-либо информация не была в заявке или выполняется размещение частных лиц без предварительного бронирования номеров, то для ускорения операции поселения, можно внести в систему минимум данных о госте, необходимых для расчета стоимости за проживание, а все анкетные данные заполнить позднее.

Если гость размещается без предварительной заявки, номер также можно быстро выбрать номер с учетом его пожеланий. При регистрации система управления «Intellect Style» обращается в архив и если гость проживал в этой гостинице ранее, то анкетные данные, такие как, номер паспорта, дата рождения, страна, место проживания – приписываются гостю автоматически из архива. Когда речь идет о регистрации иностранных граждан, вводятся дополнительные данные, такие как номер визы, место пересечения границы и другая дополнительная информация. Система «Intellect Style» позволяет осуществлять автоматическую выгрузку данных об иностранных гостях в УФМС, что существенно облегчает работу службы портье.

Одним из преимуществ системы управления отелем «Intellect Style» является то, что подсистема «Портье» имеет два различных интерфейса для выполнения задач службы приема и размещения. Мини-отели с небольшим номерным фондом могут работать на «шахматке», где на одном экране представлена вся информация о состоянии номерного фонда. Все функции по работе с гостями и номерами выполняются здесь же. Крупные гостиничные комплексы могут использовать более удобный интерфейс для выполнения различных функций. Информация, представленная на экране, отфильтрована в зависимости от требуемой задачи, что позволяет свести к минимуму время по поиску гостей или номеров, а также разделить функции службы портье в зависимости от тех или иных задач. Поселение гостей одной группы может производиться на нескольких рабочих станциях несколькими администраторами, что значительно ускоряет процесс.

Для гостя или групп гостей возможно планирование мероприятий: аренда конференц-залов, использование дополнительных ресурсов отеля, спа-комплекса, а в санаториях - планирование услуг медицинского корпуса, а также проката, например, спортивного инвентаря.

В системе автоматически формируется баланс гостя за проживание по выбранному тарифу и дополнительные услуги телефонной связи и Интернета. При внедрении в отеле комплексной системы «Intellect Style», сбор информации в подсистеме «Портье» о предоставленных услугах осуществляется со всех торговых точек, из ресторана, спа-комплекса, службы проката, медицинского корпуса. Всё это позволяет оформить единый счет за все предоставленные услуги при выезде гостя из отеля.

Кроме перечисленного, современная система управления отелями – «Intellect Style» обеспечивает массу дополнительных сервисов. Например, персонал при регистрации формирует карточку гостя и в дальнейшем Система напоминает о приближающихся днях рождения постоянных клиентов, что позволяет вовремя отправить поздравление. В системе автоматизации хранятся данные о предпочтениях клиента, что также учитывается персоналом при его дальнейшем обслуживании. При обслуживании постоянных гостей возможно использование системы дисконта. Скидка формируется по разным схемам: в зависимости от суммы, на которую ранее были оказаны услуги в данном отеле, от количества посещений или по внутренним правилам отеля. Система также позволяет анализировать данные за истекшие периоды времени и определять наиболее выгодные условия продаж номерного фонда по договорам на перспективу.