Автоматизация для luxury-сегмента

Светлана Шабловская, специалист ГК ККС

Понятие «роскошь» применительно к отелям означает высочайшее качество предоставляемых услуг, уникальность интерьеров, технологические инновации. Отели luxury-класса - это целые комплексы, включающие рестораны, бары, конференц-залы, спа-центры, магазины и многое другое. Эти особенности обязательно учитываются при выборе системы автоматизации.

Программный продукт «Intellect Style» охватывает все сферы деятельности отелей luxury-класса. В системе создана единая служба бронирования отелей. Она получает информацию о ранее зарезервированных номерах, включая заявки на размещение, приходящие через интернет или с сайта отеля. В результате работа с клиентом при планировании размещения и обслуживании занимает минимум времени. Благодаря предварительно поступившей информации о будущем размещении групп туристов и частных лиц, по приезду гостей система позволяет в считанные секунды выполнить их размещение и расчет.

Вторая особенность системы автоматизации – это возможность организации планового питания и работы с разными схемами питания: накрытие, шведский стол, диетическое меню с расчетом калорийности блюд и изделий. Также предусмотрена возможность предварительной рассадки гостей, автоматизация торговых точек, складской учет.

Кроме того, отель получает возможность работы с конференц-залами, боулингами, прокатами и прочими ресурсами отеля, комплекс программ включает в себя бухгалтерский и управленческий учет.

В системе “Intellect Style” для работы с дополнительными услугами, предоставляемыми отелями luxury-класса, разработан специальный комплекс задач ориентированный на автоматизацию работы по предоставлению дополнительных сервисов для развлечения и отдыха посетителей: услуг спа-комплекса, медицинских кабинетов, саун, бассейнов, фитнес-залов и т. д. Эти услуги отель может предоставлять не только гостям, которые проживают на территории отеля, но и всем желающим. Поэтому учет ресурсов в такой гостинице должен быть автоматизирован, а структура распределения предоставляемых услуг - грамотно отражена не только в отчетах, но и в графическом виде, что легко позволяет менеджеру понять, какой ресурс занят и на какое время. Имея возможность корректировать заявки на бронь ресурса, всегда можно прийти к оптимальному варианту. А в графическом виде это удобнее и, соответственно, время на принятие решения сокращается, что способствует не только оптимизации работы, но и быстрому и качественному обслуживанию клиентов, а эти показатели являются основными в работе отелей luxury-класса.

Для отелей высокого ценового сегмента важно не только грамотное управление всеми предоставляемыми услугами, создание управленческих отчетов по всей деятельности предприятия, качественное и быстрое обслуживание клиентов, но и проведение различных акций по привлечению клиентов. Чаще всего используются клубные карточки со скидками или накопительным дисконтом. В системе «Intellect Style» предусмотрены некоторые схемы работы с картами. Одна из часто используемых технологий - это система внутреннего депозита, когда клиент, получив карту на reception и положив туда определенную сумму денег, может рассчитываться по этой карте на всей территории предприятия, в любой точке продаж и проката. Также пользуется популярностью система накопительного дисконта, когда гость, потратив определенную сумму денег в отеле, получает некий процент с этой суммы на карту и в будущем может с помощью этих средств произвести оплату других услуг на территории гостиницы. Такая система эффективно работает на привлечение постоянных клиентов.

Для поддержания стандартов учета и отчетности, принятых на международном уровне, параллельно с российским бухучетом разработана система управленческого учета, построенная на базе международной системы учета и отчетности “Uniform”.

Некоторые задачи в системе работают на двух языках (русском и английском). Например, выписка Invoice для контрагентов за границей или предварительные счета для клиентов могут быть оформлены на английском.

Одним из примеров внедрения системы «Intellect Style» в отеле luxury-класса является «Президент отель», расположенный на берегу Финского залива в городе Зеленогорск. Это современный спа-отель класса "люкс" с открытым бассейном и спа-комплексом. На территории отеля находятся спортивные площадки - теннисные корты, мини-гольф, футбольная и баскетбольная площадки, площадка для пляжного волейбола, настольный теннис, бильярд, прокат велосипедов. Номера оснащены современной техникой и средствами связи. Для деловых встреч имеется конференц-зал. Отель активно использует дисконтные и бонусные предложения.

Система “Intellect Style” постоянно совершенствуется и развивается, чтобы идти в ногу с техническим прогрессом и новейшими технологиями. Так, например, для элитных отелей мы предлагаем платежные терминалы, позволяющие гостю самостоятельно пополнять депозитную карту и следить за историей своих платежей. Для создания счетов в ресторане гостиницы официантам предлагается использовать iPad, iPhone. Для сетевых отелей разработана единая служба бронирования – Central Reservation System (CRS), позволяющая вести бронирование номерного фонда любого сетевого отеля и получать отчетность по всем отелям сети в режиме on-line. Стыковка с такими внешними электронными системами, как сканеры паспортов, процессинговые центры банков, системы интерактивного телевидения, также позволяют сделать сервис более удобным для клиента.