Автоматизация деловых мероприятий в отеле

Система учета и распределения ресурсов

Светлана Шабловская, специалист группы компаний ККС:

- Для работы с дополнительными услугами, предоставляемыми отелями, в системе “Intellect Style” разработан специальный комплекс задач – “Система учета и распределения ресурсов”. Он ориентирован на автоматизацию работы по продаже всевозможных услуг гостю, в том числе, предоставление конференц- или банкетных залов для проведения тех или иных мероприятий. Каждый ресурс в системе имеет свои характеристики: период работы (загрузки) по датам и времени, вместимость ресурса, возможность использования дополнительного оборудования и другие.

На основе этих характеристик, внесенных в соответствующие справочники, у людей, занимающихся распределением и продажей услуг гостиницы, появляется возможность в любой момент времени видеть загрузку имеющихся ресурсов и заполнять их новыми заявками, строить графики перспективной загрузки каждого ресурса и получать необходимые отчеты. Набор услуг может включаться в план обслуживания гостя и входить в стоимость проживания. При этом ответственные лица с учетом возможностей гостиницы и пожеланий заказчика распределяют имеющиеся ресурсы между клиентами.

Если услуга не входит в план обслуживания гостя, то она может быть приобретена заинтересованным лицом за наличный расчет. Для этого комплекс задач работы с ресурсами сопряжен с кассовым модулем. Оплата может быть внесена как наличными, так и по банковской карте, а также записана в баланс гостя для последующих расчетов с ним.

Для удобства гостей в барах и ресторанах отеля организовывается питание по различным технологиям: шведский стол, кофе-брейки, фуршеты, банкеты и др. Благодаря объединению в системе автоматизации двух подсистем - «Отель» и «Ресторан» - значительно повышается скорость обслуживания и уровень сервиса для клиентов, так как система позволяет формировать для гостя единый счет, куда стекается информация по всем предоставленным ему услугам: проживание, питание, дополнительные сервисы.

Система «Intellect Style» позволяет вести анализ всей деятельности предприятия. Во-первых, это аналитика для руководителей среднего звена, как правило, весьма детальная, направленная на анализ основной производственной деятельности, вплоть до анализа результатов работы конкретного работника, например, администратора, официанта, кассира и т. д. Во-вторых, это - аналитика для высшего руководства: как правило, агрегированные отчеты, в первую очередь, финансовые, а также отчеты по ключевым показателям, характеризующие деятельность отеля в целом с учетом дополнительных служб. Это такие показатели, как валовой доход предприятия, прибыль, коэффициент использования посадочных мест в ресторане, конференц-зале, среднее время на обслуживание одного клиента и тому подобные отчеты. Все это делает систему универсальной и повышает класс объекта, на котором происходит внедрение.

Для удобства работы различных гостиниц и гостиничных комплексов нами разработано несколько конфигураций программного обеспечения, которые могут устанавливаться по согласованию с заказчиком, то есть «Intellect Style» может эффективно работать как в малых, так и в очень крупных отелях, а также в сетях отелей.

Весь спектр деловых услуг в одном «флаконе»

Татьяна Сергеева, руководитель направления маркетинга компании «Эделинк»:

- В системе «Эдельвейс» есть специально разработанный модуль «Мероприятия», с помощью которого можно производить бронирования и продажи дополнительных ресурсов и услуг на почасовой основе, в том числе – продажу конференц-залов. С помощью полосок прокрутки в правой и нижней части окна программы пользователь может "пролистывать" список помещений, если он не умещается на экране, и перемещаться вперед и назад по времени суток и датам. Бронирования могут производиться как на текущий, так и на следующие дни.

Для пользователей, знакомых с модулем "План" (графический план комнат), освоение модуля «Мероприятия» не должно представлять трудности. Настройки основных параметров работы модуля - список ресурсов, доступных для резервирования, тарифы, виды питания, напитков, дополнительное оборудование и услуги и прочее, настраиваются в соответствующих разделах модуля "Конфигуратор".

Для учета услуг питания, если таковые необходимы заказчику делового мероприятия, существует специальный раздел модуля, который предназначен для планирования предоставления дополнительных услуг в рамках выбранного мероприятия. Услуги условно разделены на три группы:
• Дополнительные услуги, куда может входить аренда дополнительного оборудования, инвентаря и т. п.
• Еда – здесь предлагается сформировать меню из блюд, ранее введенных в «Конфигураторе», или воспользоваться стандартным меню, которое также настраивается в модуле «Конфигуратор».
• Напитки - выбор напитков из списка, настроенного в модуле «Конфигуратор».

При добавлении в список дополнительной услуги имеется возможность задать ее стоимость, количество и указать время предоставления.

Начисление задолженности за услуги аренды помещения/ресурса и дополнительные услуги, включая еду и напитки, на счет заказчика такого резервирования может производиться в любое время, в том числе, и до начала мероприятия. При этом в АСУ услуги могут быть заказаны и занесены как на лицевые счета гостей или групп, забронировавших номера, так и клиентам, которые не пользуются услугами проживания.

Для поощрения постоянных и корпоративных клиентов при продаже деловых услуг менеджер отеля может предоставлять скидки, использовать корпоративные или договорные тарифы. Для учета бонусов постоянных клиентов в АСУ «Эдельвейс» есть модуль «Управление бонусными баллами». Он предусматривает возможность накопления постоянными гостями, внесенными в модуль "Архив", бонусных баллов за потребленные услуги отеля. В дальнейшем эти баллы могут использоваться гостем для оплаты услуг в том же отеле или, при наличии системы "Центральный архив гостей", в других отелях цепочки. Каждый отель, использующий систему бонусных баллов, может самостоятельно устанавливать политику начисления баллов гостям и определять цены в баллах для оплаты своих услуг.

Особенности автоматизации деловых мероприятий в отелях разных категорий заключаются в количестве предоставляемых дополнительных услуг, а также в форме их предоставления. Так, для гостиниц высокой категории характерны более развернутые предложения и пакеты.

Для работы с большим количеством ресурсов, которые отель предлагает своим гостям, в АСУ «Эдельвейс» есть возможность создавать отдельные группы деловых услуг: например, «Помещения» (конференц-зал, комнаты переговоров и пр.), «Оборудование» (проекторы, экраны, ноутбуки) и т. д. При планировании делового мероприятия можно одновременно бронировать различные ресурсы и услуги из таких групп. Таким образом, легко удовлетворить достаточно высокие требования клиентов. При этом программа позволяет посчитать стоимость и выставить единый счет, как за проживание, так и за проведение мероприятий еще на этапе предварительной брони.

По истечении определенного периода работы отельеру необходимо проанализировать эффективность конференц-деятельности отеля.
В АСУ «Эдельвейс» есть целый ряд аналитических отчетов, которые, в том числе, позволяют получить информацию по доходу от реализации различных услуг за любой прошедший период, составить прогноз на будущее, проанализировать доходность за выбранные периоды, в сравнении с аналогичными периодами в прошлом году. В дополнение АСУ позволяет построить отчеты по доходу в разрезе маркетинговых сегментов гостей, источникам поступления бронирований и другим параметрам эффективности.