«Новые рельсы» для отеля с историей

Опыт автоматизации гостиницы «Киевская» (Санкт-Петербург)

Гостиница «Киевская» (3*) — представитель советского гостиничного фонда. Состоит из двух пятиэтажных корпусов. Первый был открыт в 1961 году, второй — в 1962. В общей сложности 536 мест. В каждом корпусе находится ресторан, бар и бильярдная. Основной контингент гостей отеля — туристы и командировочные.

— Первый этап автоматизации нашей гостиницы пришелся на 1998-2000-е годы. Тогда были внедрены локальные сети, соединившие все компьютеры, и установлена программа 1С, конфигурация «Гостиницы и пансионаты». Бухгалтерия отеля работала на программе «Инфо-бухгалтер». Со временем стало очевидно, что существующая система имеет серьезные изъяны. Так, не было взаимосвязи между бухгалтерией, администратором и отделом бронирования, что серьезно усложняло оперативное управление отелем. Собирать отчеты воедино приходилось вручную, что означало для наших сотрудников огромный объем бумажной работы и серьезные трудозатраты.

Зимой 2009 года отель претерпел второй этап автоматизации: мы перешли на систему Intellect Style-Русский отель компании «Ист Консепт». Моим условием было, чтобы выбранная программа уже работала в других крупных отелях. А кроме того, поскольку отель в Петербурге, для нас было важно, чтобы офис компании находился в нашем городе, что означало возможность быть в постоянном контакте с разработчиками и оперативно решать возникающие проблемы.

Для внедрения программы мы выбрали зиму, являющуюся для нас низким сезоном. Срок запуска системы составил всего две недели. К этому моменту компания-автоматизатор провела обучение персонала отеля. В следующие три месяца непрерывно шла отладка системы при активном участии специалистов компании «Ист Консепт»: они консультировали нас, дописывали необходимые отчеты, дополнительно обучали персонал.

На первом этапе автоматизации в отеле были созданы 25 рабочих мест, автоматизированы коммерческая служба (договора, заявки, Интернет-бронирование), служба портье (бронирование, поселение, расчеты с гостями, фирмами, паспортный стол), а также управление и учет. Второй этап автоматизации в отеле запланирован на осень, когда будут автоматизированы работа ресторанов и этажная служба (подготовка номерного фонда, бельевой склад).

С внедрением новой программы можно сказать, что мы перешли на принципиально новый уровень работы гостиницы. Передача информации теперь происходит в считанные секунды. Благодаря работе в сети обеспечивается хорошее взаимодействие всех подразделений. Например, отдел бронирования резервирует конкретный номер, сотрудник службы размещения сразу видит, что этот номер уже занят, и не предлагает его другому клиенту. И наоборот, если идет заселение гостя «с улицы».

Многое оптимизировалось в бухгалтерии отеля. Так, первичные документы теперь заводит в систему не бухгалтер, а непосредственно тот человек, который их создает — сотрудник службы приема или отдела бронирования. С одной стороны, это существенно облегчает труд бухгалтера, с другой, усиливает контроль за происходящим в различных службах отеля. Так, например, в любой момент бухгалтер может посмотреть кассы и происходящие возвраты денег, получить доступ к любому документу.

Что касается форм, используемых для внутренней отчетности, многие из них, отработанные и удобные для нас, мы попросили специалистов по автоматизации дописать в программу. Также они учли некоторые нюансы, не предусмотренные в работе универсальной программы. Например, при расчете зарплаты портье мы учитываем процент, который сотрудник получает с продажи талонов на обед и ужин в ресторане отеля. Благодаря добавленной опции система теперь позволяет оперативно просчитывать и этот момент.

Существенное удобство заключается в том, что отчеты можно снимать как по расчетному часу, так и по суткам. Последнее актуально для учета тех товаров, движение которых анализируется только по итогам суток.

Кроме прочего, стоит отметить аналитические возможности системы. По итогам конкретного периода мы можем рассчитывать фактическую и плановую загрузку отеля, коэффициент использования номерного фонда, доходность конкретного отельного номера и рентабельность. Экономические показатели можно отражать в удобных графиках и сравнивать по итогам разных периодов. Все это теперь активно используется для подготовки ежемесячного отчета учредителям.

Важная цель, которую мы ставили перед собой, помимо улучшения бухгалтерской, статистической отчетности и усиления связи между отдельными службами гостиницы — более быстрое и качественное обслуживание гостей гостиницы. Это была главная задача автоматизации, и в этом вопросе внедрение новой программы оказало нам существенную помощь.