Готовимся к проверке в малом отеле

Ольга Сирук, эксперт управляющей компании HotelAdvisors, Hospitality Management & Consulting

Проверка налоговой инспекции

Проверка налоговой инспекции — одна из самых частых и, наверное, самых предсказуемых. В большинстве случаев проверка проходит в рамках «контрольной закупки», после которой сотрудники налоговой инспекции представляются и объясняют цель своего визита. Проверка касается следующих моментов: правильности пробития кассового чека, предоставления кассового чека и расчетных документов клиенту, правильности расчетов (принятия денег и выдачи сдачи), точности времени на контрольно-кассовом аппарате, соответствия наличных денег в кассе сумме, пробитой по ККМ, наличия документов по ККМ, а также договора с организацией по обслуживанию кассовой техники, наличия кассового журнала и правильности его заполнения.

Подобная проверка будет успешно пройдена, если в отеле все расчеты проходят официально и по кассе. На случай выявления ошибки, например, такой, как расхождение времени по кассе с принятым за основу московским временем, руководитель организации может быть вызван в офис налоговой инспекции для предоставления документов об устранении данного нарушения. Если это первое и единственное нарушение в компании, то, вероятнее всего, последует лишь предупреждение без штрафов.

Проверка Госпожнадзора и МЧС

Пожарные инспекторы бывают в малых отелях с проверками чаще других контролеров. Ненадлежащее выполнение установленных правил пожарной безопасности может привести не только к материальному ущербу, но и причинить вред жизни и здоровью гостей и сотрудников гостиницы.

Если в отель пришли с проверкой на соответствие требованиям пожарной безопасности, важно понять, связана ли эта проверка с плановым обходом.

Чтобы успешно и без штрафов пройти пожарную инспекцию, каждый отель должен иметь на объекте:
1. Систему автоматической пожарной сигнализации.
2. Проект к системе АПС, разработанный лицензированной организацией.
3. Сертификаты на установленное оборудование АПС и спецификации на все материалы, которые использовались при ее монтаже.
4. Договор на обслуживание АПС.
5. Журнал обслуживания АПС.
6. Исправные огнетушители с паспортами на каждый огнетушитель.
7. Планы эвакуации из отеля — поэтажные и в каждом отдельно взятом номере. ГОСТ требует изготовления планов на обычной и люминесцентной основе.
8. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности (и этот инструктаж, действительно, необходимо проводить со всеми сотрудниками организации).
9. Пакет документов по пожарной безопасности. Подробнее о том, какие документы включает этот пакет, могут проинформировать компании, занимающиеся пожарной безопасностью.

Помимо этого, если у руководства отеля есть полноценный строительный проект по своему объекту, то можно сказать, что главная часть проверки успешно пройдена.
Отельера также могут попросить предоставить документацию по строительным материалам (для подтверждения их огнеупорности), план занятий с персоналом по отработке действий в случае пожара или иного другого чрезвычайного происшествия, а также любой другой документ для подтверждения соблюдения организацией правил пожарной безопасности.

Проверки Роспортебнадзора

Проверка Роспортебнадзора может охватывать очень многие аспекты работы отеля. В числе наиболее важных следующие:
1. «Уголок потребителя»: что это такое и какие документы должны присутствовать в «пакете», можно найти в Интернете.
2. Договор на дезинсекцию и дератизацию в помещениях.
3. Санитарные книжки персонала.
4. Договор на вывоз твердых бытовых отходов. Если мини-отель работаете в рамках жилого фонда, то чаще всего Роспотребнадзор устраивает, что мусор утилизируется в рамках договора по обслуживанию дома.
5. Договор на стирку и химчистку постельного белья, используемого в отеле.
6. Документы по пробам воды в отеле. С одной стороны, Роспотребнадзор может их потребовать, с другой — при их отсутствии многие отели апеллируют к использованию городской воды, которая априори должна соответствовать нормам.
7. Правильно оформленная информационная вывеска отеля с указанием всех необходимых данных.
8. Согласованная или находящаяся на согласовании вывеска отеля. Например, в Петербурге этот вопрос курирует СПб ГКУ «Городская реклама и информация».

Проверки Миграционной службы

В рамках данной проверки организация должна предоставить документы о постановке на учет российских и иностранных граждан, проживающих в отеле. Для петербургских отелей, которые пользуются сертифицированной программой «ЭЛПОСТ», данная проверка не представляет никаких трудностей. Для Миграционной службы важен список гостей, проживающих в гостинице. Он должен соответствовать списку гостей, поставленных на учет. С сопоставления этих данных обычно начинается такая проверка, и если расхождений нет, то на этом она успешно завершается.
Тем, кто еще не перешел на электронный документооборот, советуем внимательно изучить сроки по подаче документов по российским и иностранным гражданам, и список документов, который должен храниться в отеле.

Проверки ЖКС / ГУЖА

Если представители малого отеля не имеют конфликтов с соседями в доме (или подъезде), где расположен отель, счетчики на воду, газ и электроэнергию установлены и опломбированы, счета оплачиваются вовремя, то представители Жилкомсервиса (ЖКС) и Государственного учреждения «Жилищное агентство» (ГУЖА), скорее всего, с проверкой не придут. Есть вероятность, что у отельера запросят документы по согласованию перепланировок, но это в большей степени вопрос Комитета по управлению городским имуществом (КУГИ), межведомственных комиссий (МВК) и проектно-инвентаризационного бюро (ПИБа).

Самое правильное для любой организации — это общаться и дружить с домоуправлением, быть в курсе проблем дома, и, по возможности, участвовать в решении общедомовых проблем. Если вы нацелены наладить правильный контакт с сотрудниками ЖКС, найдите время и возможность поздравить их с праздниками и лишний раз поблагодарить за работу, которую они делают.

Проверки ПИБ / КУГИ

Сфера интересов данной инстанции включает согласование перепланировок, перевод жилого фонда в нежилой, согласование установки кондиционеров (хотя в Петербурге за это отвечает Комитет по градостроительству и архитектуре (КГА), вопросы по сохранению культурного наследия, исторического облика, так называемой расстекловки здания (в настоящее время курируется Комитетом по государственному контролю, использованию и охране памятников истории и культуры (КГИОП).

Помимо организаций, о которых мы подробнее сказали выше, гостиницу могут посетить следующие государственные структуры:

1. Полиция. Обычно представители полиции приходят с проверкой организационно-правовых документов и организации деятельности в жилом фонде (если мини-отель располагается в жилом доме). Если жалоб на отель нет, гостиница в хороших отношениях с ЖКС и домоуправлением и не занимается никакой незаконной деятельностью, опасаться нечего. Вообще лучше дружить со своим участковым и иметь в его лице помощника, а не строгого инспектора.

2. ОБЭП (УБЭП). Обычно данная организация приходит внезапно, часто в нерабочее время и проверяет самые разные аспекты работы отеля. Это может быть, как «контрольная закупка» (проверка незаконной предпринимательской деятельности), так и проверка организационно-правовых документов. Кроме того, отельера могут попросить предоставить договор с РАО, трудовые договора с сотрудниками, проект по пожарной системе и т. д. Это, наверное, самый непредсказуемый тип проверки, так как у сотрудников ОБЭП может не быть предписания и действовать они могут в рамках оперативной разработки. Поэтому при общении с сотрудниками ОБЭП важно понять цель прихода и выяснить, действуют ли они самостоятельно или же в компании с какими-либо другими проверяющими органами. Если обвинить отель в незаконной экономической деятельности или в экономических преступлениях невозможно, то тогда какова цель прихода? Что это — «профилактические меры», звонок от конкурентов или нечто иное?

3. Прокуратура. Проверка сотрудниками прокуратуры может включать все аспекты деятельности мини-отеля. Данная структура проверяет соблюдение законодательства в сфере защиты прав потребителей, соблюдения правил пожарной безопасности, трудового законодательства и многое другое. Прокуратура может запросить предоставление любых документов по любой сфере деятельности мини-отеля — начиная от проекта перепланировки и заканчивая медицинскими книжками персонала или документами по согласованию вывески мини-отеля.

Что еще важно знать отельеру об особенностях проверок.

1. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. Список плановых проверок, особенно прокуратуры, Госпожнадзора и Роспотребнадзора можно запросить у соответствующих структур. Необходимую информацию они обязаны отельеру предоставить.
2. Что касается внеплановых проверок, предугадать кто, когда и с каким вопросом придет в отель, очень сложно. Тем более что администрация города или администрация района могут инициировать выборочную или массовую проверку по любому из вопросов достаточно быстро, за один-два дня.
3. Отельер имеет право не пускать проверяющих без предписания, потребовать от них предоставить документы, подтверждающие проверку. Следовать ли этой стратегии, представитель предприятия решает сам.
4. Для точного понимания своих прав и обязанностей полезно ознакомиться с ФЗ №294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В большинстве своем руководители отелей, а особенно мини-отелей, стараются знакомиться и дружить со своим участковым, представителем своего ТСЖ / ГУЖА. Это те люди, которые в необходимый момент могут предоставить вам важную информацию.

Проверка — это неизбежный стресс, но не стоит подходить к ней с негативным настроем, ожидая неприятностей. Требования Роспотребнадзора к нормам освещенности рабочих мест или требования к пожарной безопасности в отеле, как, впрочем, и контроль налоговой инспекции над законным ведением бизнеса — далеко не бессмысленные, а совершенно необходимые.

Правило простое: соблюдайте законодательство, и большинство проверок принесут больше пользы, нежели вреда, а также помогут исправить небольшие нарушения.
Наблюдения показывают, что государственные структуры более лояльно относятся к тем организациям, руководители которых предоставляли требуемые документы и были заинтересованы в вопросах, с которыми пришла проверка.

Наше законодательство для большинства административных правонарушений, особенно совершенных в первый раз, предусматривает альтернативу штрафу в виде вынесения предупреждения. Если же штраф неизбежен, то сумма штрафа для юридического и должностного лица отличаются во много раз, и в силах каждой отдельной компании решить этот вопрос в свою пользу.